Система автоматизации гостиничного бизнеса Shelter – это программный продукт компании UCS, позволяющий автоматизировать объекты размещения. Бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей, служба горничных, минибары и т.д. 

Все программные решения UCS интегрированы между собой, то есть передача данных производится автоматически. Таким образом, установив в ресторанах и барах гостиницы систему R-Keeper, складскую систему StoreHouse, систему автоматизации гостиницы Shelter, Вы осуществите комплексную автоматизацию гостиницы. Так же система Shelter поддерживает интеграцию со многими известными замковыми системами, такими как Salto, Omnitek, Adel, Saflock и т.д. Что исключает злоупотребления среди персонала, когда портье выдает гостям ключ от комнаты не регистрирую поселения и не проводя оплаты.

Возможности системы Shelter

Система управления гостиницей решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,
• управление внутренними ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

Система управления гостиницей Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Этими рабочими местами могут быть:

Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах
• информация о наличии мест в гостинице
• информация о состоянии счетов гостей
• ввод данных о заездах (check-in, check-out)
• размещение гостей
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер)
• резервирование (индивидуальное, служебное)
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей
• информация о внесении депозитов за бронь
• работа со счетами гостей и клиентов
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей
• печать и выставление счетов клиентам
• создание мастер-фолио
• информация обо всех платежах и услугах
• печать дневных отчетов
• доступ к архиву счетов
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля

Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания
• расчет с гостями за дополнительные услуги
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям
• возврат денег
• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа

Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
• печать подтверждений по брони
• информация о внесении депозитов за бронь
• анализ текущей и ожидаемой загрузки
• просмотр истории гостя
• Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
• анализ расчетов с компаниями и турагентствами
• выставление счетов к оплате
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
• доступ к архиву счетов
• Офис руководителя хозяйственной службы отеля
• управление службами сервиса гостиницы
• контроль состояния номерного фонда
• информация о санитарном состоянии номеров
• автоматизация управления персоналом - службой горничных
• организация бюро находок
• получение отчетов о работе сервисных служб
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат
• анализ текущего состояния номеров
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи)
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.)

Офис системного администратора

• управление интерфейсом с системой R-Keeper
• управление интерфейсом с телефонной станцией
• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
• управление интерфейсом с кабельным телевидением
• информация о сеансах просмотра платного телевидения
• настройка под любую телефонную станцию любой емкости
• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров
• настройка прейскурантов на различные внешние линии
• управление телефонной станцией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде
• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг
• определение пакетов услуг
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами
• определение типов и категорий гостей
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам
• изменение расценок на те или иные гостиничные услуги
• управление пакетами услуг и их тарифами
• управление справочником типов номеров
• получение отчетов всех видов и т.д.

 Интерфейс

Работа в Shelter проходит с использованием окон, выдержанных в единой цветовой гамме. Иконки позволяют быстро сориентироваться в функционале кнопок управления. Открытие окон программы производится в виде вкладок, что позволяет одновременно работать с несколькими бронированиями, поселениями, фолио и т. д. Появилось много удобных функций, например перетягивание локации мышью на «шахматке». Возможна самостоятельная настройка внешнего вида программы: изменение цветовой схемы, использование изображений на локациях, подсказок и прочего. 

Настройки полей

В Shelter можно настроить видимости и обязательность полей: отключить неиспользуемые поля в карточках, а также проводить контроль наполняемости карточек пользователями. 

Настройки печатных форм и отчетов

В Shelter произвести настройку отчетов и печатных форм стало возможно без вмешательства технического отдела компании-разработчика. При этом редактирование отчета возможно только в его копии, а все базовые отчеты хранятся в базе данных без изменений. Реализована возможность самостоятельно настраивать суммы прописью для печатных форм на различных языках. 

Настройки справочников

Процесс загрузки справочников сопровождается информационным окном. Появилось поле для поиска справочников по наименованиям. Каждую таблицу справочника можно привести по желанию к сгруппированному виду,  также введена возможность локализации наименований. 

Прикрепление внешних файлов

Через интерфейс программы можно прикреплять логотипы, сканы, печати, подписи и многое другое. 

Дополнительные настройки

• Введены дополнительные настройки системы: 
• Разрешить автоматическое выселение гостей. 
• Запретить продажу местами. 
• Не разделять автоначисления по гостям. 
• Разрешить автоматическую аннуляцию бронирований.
• Разрешить бронирование задним числом. 
• Использовать справочник профессий в регистрационной карточке гостя. 
• Использовать КЛАДР.
• Внешние системы: ArchiMed, ReserveMaster, IP-TV, ПДС.